Come essere efficaci in una presentazione di pochi minuti

Sul sito 12manage.com è apparso un articolo molto interessante sul presentation design che traduco “creativamente” , integro e riporto anche sul mio profilo LinkedIn e sul mio sito.

___________

Le presentazioni brevi (che durano cioè una manciata di minuti) possono essere molto più efficaci di quelle lunghe (anche fino ad un’ora di durata) e piene di troppe informazioni e dettagli. E’ tuttavia opportuno ricordare che una presentazione di pochi minuti è molto più sfidante da progettare e tenere a causa di vincoli temporali davvero stringenti.

Per essere efficace in questo di presentazioni, qualsiasi sia il motivo per cui la tieni (vendita di prodotti, presentazioni aziendali in genere, obiettivi formativi, ecc.) è fondamentale focalizzare l’attenzione su quale sia il messaggio principale che vuoi portare al tuo pubblico e seguire queste semplici “buone pratiche”.

1) Fai ricerche e progetta la presentazione, punto per punto

Certo i pochi minuti a disposizione potrebbero portarti ad evitare di fare approfondimenti. In realtà questi sono in ogni caso importanti per ampliare il panorama informativo sulla base del quale andrai a tirare fuori l’”essenza” del messaggio che è al centro della tua presentazione. Paradossalmente, meno tempo a disposizione significa maggior tempo speso in ricerca ed approfondimento. Del resto come disse il filosofo Blaise Pascal alla metà del XVII secolo: “Se avessi avuto più tempo, avrei scritto una lettera più breve”.

Ciò significa che cercare di essere più stringati richiede necessariamente un tempo maggiore di preparazione. Quando nei corsi arriva la classica domanda “quanto tempo ci vuole per preparazione una presentazione?”, io di solito rispondo facendo ricorso ai calcoli da Nancy Duarte (Slide:ology, 2008, p.13) che, in relazione al totale del tempo impegnato tra progettazione, realizzazione dei materiali e preparazione prevede un calcolo da 1 a 40 circa (almeno!). Cioè che per preparare un’ora di presentazione servono almeno 40 ore di preparazione. Ora, applicando questa formula, per preparare 5 minuti di presentazione (ed applicando il minimo del tempo previsto e facendo -schematicamente- una semplice proporzione rispetto al tempo standard di cui parla la Duarte, cioè un’ora di presentazione), sarebbero necessarie almeno 3 ore di lavoro (ripeto, almeno…). A mio avviso resta comunque un po’ poco, ma può rendere l’idea.

2) Focalizza l’intervento su una sola grande idea

Ciò significa tagliare tutto ciò che è superfluo e parlare solo di una cosa importante all’interno di una presentazione. Anche perchè un tema importante è più che sufficiente da trattare in una presentazione di pochi minuti. E’ importante che questa idea diventi il filo conduttore del nostro intervento, in modo che ogni cosa che diciamo sia facilmente ricondotta ad essa. Secondo Nancy Duarte (Risonare, 2018, p. 78) una grande idea, per essere tale, deve essere formulata in maniera chiara, facilmente comprensibile e espressa attraverso una frase completa che definisca un obiettivo specifico.

Quello che invece accade è che avendo poco tempo a disposizione, molti si limitano a trattare superficialmente più punti, senza scendere nel dettaglio o, peggio, si limitano a promuovere la propria organizzazione o i servizi che offrono. Non è efficace.

Infatti, le persone sono molto più interessate a conoscerti attraverso l’originalità delle cose di cui parli che non attraverso le cose “autoreferenziali” che presenti. E se saranno interessati dalle cose che dirai, dopo la presentazione avranno tutto il tempo per trovare informazioni su di te, chi sei, di cosa ti occupi e le cose che fai attraverso ricerche mirate tramiti i tuoi profili social e “googlamenti” vari.

3) Racconta una storia

Una presentazione indimentacabile racconta una storia memorabile. I fatti sono importanti certo, ma solo le storie sono realmente coinvolgenti per chi ti ascolta. Dedica poco tempo a dati, statistiche, ecc. e concentra invece l’attenzione a coinvolgere emotivamente il tuo pubblico, attraverso una forma narrativa ben strutturata che coinvolga le persone dall’inizio alla fine.

4) Inizia con qualcosa di accattivante

E’ sempre importante iniziare catturando l’attenzione con qualcosa di sorprendente, una domanda provocante, una citazione importante. Ad es. potresti pensare di usare un breve video introduttivo, qualcosa che aiuta le persone ad entrare “in corsa” nel clima che vuoi creare.

Diamo alle persone una ragione per rimanere ad ascoltare, fin dall’inizio. Secondo Chris Anderson (“uomo-TED” per eccellenza), i grandi comunicatori sono capaci di incuriosire le persone. Fanno domande intriganti, provocano (pur senza irritare le persone), suscitano in loro il desiderio di conoscere qualcosa. Dopodiché, fanno conoscere questo “qualcosa” attraverso le loro parole. Parole che, secondo Nancy Duarte, rendono chiara l’importanza della “posta in gioco” (Risonare, 2018, p.4).

5) Non imparare a memoria

Improvvisare ti potrebbe attrarre molto, soprattutto se sai come fare e ti trovi a tuo agio in queste situazioni. Tuttavia, il suggerimento è quello di preparare degli appunti, magari delle brevi note con parole-chiave. Quando ti prepari, ricorda di usare esattamente le parole-chiave che rappresentano gli argomenti della tua presentazione.

Potrebbe essere certamente utile preparare un filo-conduttore, quello che Chris Anderson (Il migliore discorso della tua vita, 2017, p.42) definisce in 15-20 parole e che lega ogni argomentazione della tua presentazione.

6) Se anche dici qualcosa che non ti soddisfa non ti fermare

Dale Carnegie diceva: “Terminato l’intervento, il bravo oratore scopre generalmente che esistono quattro versioni del suo discorso: quella che ha pronunciato; quella che aveva preparato; quella che riportano i giornali e quella che, tornando a casa, rimpiange di non aver pronunciato”.

In fin dei conti solo tu sai cosa vorresti dire o se non hai detto esattamente quello che avresti voluto. Se capita di dire qualcosa che non ti soddisfa pienamente, prosegui, vai avanti, non rimuginarci sopra. Questo, infatti, è il modo migliore per auto-condizionarti e far andare le cose male.

7) Usa lo humour

“Tutti ritengono di avere buon gusto e senso dell’umorismo, ma è materialmente impossibile che tutti ne abbiano”. Dice Marie (la compianta Carrie Fisher), l’amica di Sally (Meg Ryan) nel film-cult Harry, ti presento Sally.

L’ironia è una cosa molto importante, ovviamente se è naturale e non forzata. E’ uno strumento comunicativo che può essere essere davvero utilissimo per catturare l’attenzione, creare un buon clima e rendere la tua presentazione memorabile. Pertanto usa la creatività che sei capace di metterei in campo; ricorri ad aneddoti personali, analogie, citazioni o video. Tutto ciò che può dare un tocco di ironia alle tue presentazioni.

8) Prova, prova, prova

Soprattutto per brevi presentazioni, l’allenamento può essere molto efficace. Perché lavori non solo sui contenuti, ma anche -se non soprattutto- sulle modalità para-verbali (tono della voce, le pause, la musicalità, ecc.) e non verbali (le espressioni del viso, la gestualità, la postura, ecc.).

Non dimenticare di metterti di fronte ad uno specchio, o di registrarti in video o anche solo la tua voce. Sarà utile vedersi e rivedersi, sentirsi e risentirsi. Forse, soprattutto all’inizio ti sentirai ridicola/o, tuttavia vedrai che farai qualcosa che ti tornerà utilissimo durante la presentazione.

Link per leggere l’articolo sul sito 12manage.com